Datenschutzrichtlinie

Diese Richtlinie erläutert, welche Daten TicketCord („wir“, „uns“) über Sie erhebt, warum wir sie erheben, wie wir sie verwenden und weitergeben und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben. Sie gilt für das TicketCord-Dashboard, den Bot, den Sie zu Ihrem Discord-Server hinzufügen, und unsere Marketingseiten.

Wir sind ein kleines Team, das kritische Infrastruktur für tausende Discord-Communities betreibt. Datenschutz und Datenminimierung sind für uns keine Fußnote - sie prägen das Produkt.

Wir erheben drei Kategorien von Daten:

• Kontodaten: die Discord-Profilinformationen, die Sie bei der Anmeldung autorisieren (Nutzer-ID, Benutzername, Avatar, E-Mail, sofern Ihr Discord-Konto eine bereitstellt).
• Server- und Ticketdaten: die Discord-Gilden-, Kanal- und Rollen-Metadaten, die für den Betrieb Ihres Bots erforderlich sind; die Nachrichten und Anhänge in den von Ihnen erstellten Tickets; und die Konfiguration, die Sie im Dashboard festlegen (Kategorien, Embeds, Wissensdatenbank-Einträge).
• Telemetrie: Anfrage-Logs, Fehlerberichte (über Sentry) und aggregierte Nutzungszählungen. Keine Werbe-Tracker von Dritten.

Wir erheben keine Daten aus Discord-Nachrichten außerhalb Ihrer Ticket-Kanäle und der DM-Threads von Nutzern, die aktiv mit Ihrem Support-Team über Modmail kommunizieren. Wir lesen keine beliebigen DM-Verläufe.

Wir nutzen die obigen Daten, um:

• den Support-Bot in Ihrem Discord-Server zu betreiben.
• KI-Antworten anhand Ihrer Wissensdatenbank, früherer Antworten und (sofern Sie zustimmen) externer Embedding-Modelle zu entwerfen.
• Ihnen Analysen zu Ticket-Volumen, Bearbeitungszeiten und Mitarbeiter-Auslastung anzuzeigen.
• Missbrauch zu erkennen, Fehler zu beheben und auf Sicherheitsvorfälle zu reagieren.
• Sie korrekt abzurechnen und Sie zu Ihrem Abonnement zu kontaktieren.

Wir teilen die mindestens notwendigen Daten mit den folgenden Auftragsverarbeitern:

• Discord - zum Betrieb Ihres Bots und zur Authentifizierung der Mitarbeiter.
• Stripe - zur Abwicklung von Abonnementzahlungen. Wir sehen Ihre vollständige Kartennummer nie.
• OpenAI - für Embeddings, die in der Suche der Wissensdatenbank verwendet werden, wenn KI-Funktionen aktiviert sind.
• OpenRouter - um KI-Anfragen, etwa generierte Antworten und die Klassifizierung von Tickets, an die Sprachmodelle weiterzuleiten, auf denen die KI-Funktionen laufen. Wir nutzen Frontier-Modelle mehrerer Anbieter und wechseln sie, sobald bessere Modelle verfügbar sind. Deshalb nennt diese Richtlinie keinen bestimmten Modellanbieter. Unsere OpenRouter-Anfragen sind mit data_collection: "deny" konfiguriert. Modellanbieter nutzen Ihre Inhalte daher nicht zum Training ihrer Modelle.
• Sentry - für Fehler-Monitoring. Bereinigt von PII.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir teilen keine Daten mit Werbetreibenden.

Wenn unsere Sicherheitssysteme uns auf mutmaßliches CSAM, Material sexueller Ausbeutung, nicht einvernehmliche sexuelle Inhalte oder sonstige rechtswidrige explizite Bilder hinweisen, können wir relevante Konto-, Discord-, Upload-, Anfrage-, Ticket- und zugehörige Metadaten aufbewahren, den Zugriff auf Inhalte entfernen oder sperren und diese Informationen an Kinderschutzorganisationen, Strafverfolgungsbehörden, Discord oder andere Behörden weitergeben, soweit dies gesetzlich erforderlich oder angemessen ist.

Bot-Tokens, Client-Secrets und andere sensible Zugangsdaten werden vor der Speicherung verschlüsselt. Verbindungen zwischen TicketCord, Discord, Zahlungsdienstleistern, KI-Anbietern und Speicherdiensten nutzen sicheren Transport.

Backups werden in normaler Rotation gehalten. Der Zugriff ist auf Personen und Systeme beschränkt, die ihn für Betrieb, Support, Missbrauchsuntersuchungen oder rechtliche und Sicherheitsaufgaben benötigen. Optionale KI-Verarbeitung nutzt die unten genannten Verarbeiter.

Die Aufbewahrung von Ticketinhalten ist pro Server im Dashboard konfigurierbar. Kostenlose Server können in TicketCord gespeicherte Inhalte geschlossener Tickets für neu erstellte Tickets nach Inkrafttreten dieser Richtlinie bis zu 90 Tage aufbewahren. Basic-, Pro- und Enterprise-Server können 180 Tage, 365 Tage oder manuelle Aufbewahrung wählen.

Tickets, die vor Einführung dieser Steuerung existierten, bleiben im vorherigen Modus ohne automatische Löschung durch die Aufbewahrungsregel, sofern sie nicht manuell gelöscht werden. Neue Tickets erhalten bei ihrer Erstellung eine ausdrückliche Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn die Aufbewahrungsbereinigung läuft, entfernt sie in TicketCord gespeicherte Nachrichten, Anhang-URLs, Transkript-Links, komprimierte Historie und aus Tickets abgeleitetes AI- oder Wissensdatenbank-Lernen; Ticket-Metadaten und Auditfelder zur Bereinigung bleiben erhalten.

Es gelten zwei separate Log-Aufbewahrungen: Sicherheitsereignisse (Anmeldungen, Zugriffsänderungen, sensible Aktionen) laufen automatisch nach 90 Tagen ab; breitere operative Audit-Logs werden für Incident Response länger aufbewahrt und nach einem festen Zeitplan automatisch gelöscht.

Einzelne Tickets können im Dashboard gelöscht werden. Das Löschen ganzer Kategorien oder deines Kontos ist derzeit nicht selbstbedienbar - schreib uns, und wir erledigen es. Siehe Konto löschen für die genauen Schritte.

Wenn Sie sich in der EU/EEA oder im Vereinigten Königreich befinden, haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung oder Export Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Beschwerde bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde. Sie haben außerdem das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen und bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen.

Schreiben Sie an hi@ticketcord.com, und wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

TicketCord richtet sich nicht an Kinder unter 13 Jahren (bzw. unter 16 Jahren in der EU/EEA), und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns, und wir werden sie löschen.

Wenn wir wesentliche Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen, aktualisieren wir das oben angegebene Gültigkeitsdatum und informieren Dashboard-Nutzer über einen Plattformhinweis. Sofern angemessen und verfügbar, können wir auch per E-Mail informieren. Die fortgesetzte Nutzung von TicketCord nach einer Änderung bedeutet, dass Sie die geänderte Richtlinie akzeptieren.

Fragen, Anliegen oder etwas, das Ihnen seltsam vorkommt? Schreiben Sie an hi@ticketcord.com. Wir lesen jede Nachricht selbst.